Деловая переписка: 7 фраз чтобы изложить цель письма

Цель письма должна соответствовать нескольким критериям:

  • четкость – чего именно вы хотите от собеседника
  • ясность – изложите мысль просто и однозначно
  • вежливость – сохраняйте доброжелательный тон, старайтесь не звучать слишком сухо
  • обоснованность – получатель должен понимать, почему именно вы именно к нему обращаетесь.

 

Фразы, которые помогут перейти к цели

 

  • I’m contacting you in order to… – Я с вами связываюсь, чтобы…
  • We would like to inform you of/that – Мы хотели бы вас  проинформировать…
  • With this e-mail I would like to confirm…– Данным письмом я бы хотел подтвердить…
  • I would like to enquire about… – Я бы хотел сделать запрос по…
  • I am writing to request… – Пишу, чтобы запросить …
  • Would it be possible for you to – Не могли бы вы…
  • Do you think you could… – Как думаете, не могли бы вы…

 

Если ваша цель – прокачать навык переписки, заговорить на иностранном языке и, в конечном итоге, придать ускорения своему карьерному росту, не ограничивайтесь статьями. Начните учить английский всерьез! 

Call to action, вежливый и эффективный

Просто изложив цель в письме, вы вряд ли добьетесь результата. Нужно еще и призвать собеседника к действию. Для этого обычно используются императивы – глаголы вида «ответьте», «отправьте» или «предоставьте». Ниже вы найдете список самых популярных побудителей к действию. Наверняка, большинство из них пригодятся и вам.

Сами по себе такие “приказы”  звучат не слишком вежливо. Писать их в “чистом” виде не стоит – это обидит собеседника. Используйте вместе с императивами фразы вежливости.

8 самых популярных в письмах фраз:

  • Send a link/samples/portfolio…- отправьте ссылку, образцы, портфолио
  • Provide information / more details — предоставьте нам информацию / больше деталей
  • Share your ideas/information/ you experience — Поделитесь идеей / информацией / опытом
  • Upload your sliders / documents — Загрузите слайды /документы…
  • Register for the upcoming events / for our webinar — Зарегистрируйтесь на предстоящие события вебинар
  • Take a survey — Примите участие в опросе
  • Give us your feedback / your opinion on — Предоставьте свой отзыв, или ваше мнение по какому-то поводу…
  • Let me know — Дайте мне знать…

Фразы, чтобы смягчить призыв к действию:

  • Could / Would you please … – Не могли бы вы …
  • Would it be possible to … – Будет ли возможно …
  • Please … – Пожалуйста
  • It would be great if you could … – Было бы здорово, если бы вы могли …
  • We would appreciate if you could … – Мы были бы признательны, если бы вы могли …

Деловой этикет не ограничивается вежливыми фразами в письме. Общаясь с иностранцами, важно учитывать также культурные особенности и стиль ведения бизнеса.

Узнать о них больше можно на курсе бизнес-английского в Skyeng. Отправьте заявку  и перед началом учебы вы можете испытать школу в деле бесплатно.

Деловая переписка: Как рассказать о себе в письме

Сегодня рассмотрим еще один подраздел тела письма – Background. Этот раздел особенно важен, если вы пишете собеседнику впервые. В нем нужно дать информацию о вашей компании, вас или ситуации, которая побудила написать. Какие фразы использовать во всех этих случаях?

Если вы делаете предложение:

  • Our company has been in the business of … for the past 10 years.  – Наша компания была в бизнесе … в течение последних 10 лет.
  • Our company provides security and VIP hospitality for music events. –

Наша компания обеспечивает безопасность и VIP-гостеприимство для музыкальных мероприятий.

  • We specialize in working with real estate companies in the Chicago area. – Мы специализируемся на работе с компаниями по недвижимости в Чикаго.

 

Если вы назначаете встречу:

  • My name is Harry Williams, I represent TechUniverse, a video blog about breakthrough technologies – Меня зовут Гарри Уильямс, я представляю TechUniverse, видеоблог о прорывных технологиях.
  • My name is […] and I am contacting you on behalf of [company name], which is [describe company activities]. – Меня зовут […], и я связываюсь с вами от имени [название компании], которое [опишите деятельность компании]
  • My name is […] from [company name], which is a [company description]. – Меня зовут […] из [название компании], которое является [описание компании].

Если вы хотите пожаловаться:

  • On the 8th of April 2017 I placed an order on a container with interior materials and paid for it in advance. – 8 апреля 2017 года я разместил заказ на контейнер с материалами интерьера и оплатил его заранее.

Деловая переписка: Как рассказать собеседнику, откуда он вас знает

Итак, мы наконец-то переходим к делу и открываем для себя следующий большой раздел письма – Body, или тело письма. В нем может быть несколько подразделов. Первый из них – отсылка к предыдущему контакту, или Reference to the previous contact.

Конечно, если вы пишете кому-то незнакомому впервые, сослаться не на что. Так что смело пропускайте эту часть и переходите к следующей. Но если ваша задача – отправить письмо по результатам встречи, знакомства на конференции или в ответ на жалобу, стоит сказать об этом.

Reference to the previous contact

  • Further to/Following … – В продолжение…
  • With/In reference to … – Что касается…
  • In regard to … / Regarding … – Относительно…
  • In connection with … – В связи с…             
  • In order to confirm what we discussed in … – Чтобы подтвердить то, что мы обсуждали в…
  • As we discussed in … – Как мы обсудили…
  • In response to …/ In reply to … / In answer to … – В ответ…

Эти фразы могут стоять в начале предложения или в середине. Например:

  • I am writing this letter further to a telephone conversation with your assistant.Я пишу в продолжение разговора с вашим ассистентом.
  • With reference to our phone conversation (this morning), I hereby confirm… – Что касается нашего телефонного разговора (сегодня утром), я подтверждаю …

Переписка требует не только знания специальных выражений, но и безупречной грамотности. Ведь по ней будут судить о вашем профессионализме. Если вы путаете boring и bored, а английские времена кажутся тайным знанием иллюминатов, вам поможет грамматический курс в Skyeng.