Деловая переписка: 7 вежливых фраз для начала письма

Сегодня поговорим о следующем элементе письма – Opener. Переходить к делу сразу после приветствия невежливо. Для начала стоит проявить интерес к собеседнику, например, спросить, как у него дела или как прошли выходные.

Пропускать Opener точно не стоит – иностранец может решить, что вы на него злитесь или грубите. А вот что допустимо, так это сделать его более или менее формальным. Если вы обращаетесь к человеку впервые, или ваш стиль общения скорее деловой, чем дружеский, стоит выбрать более формальные фразы.

Если вы пишете давнему клиенту или коллеге, вместо формального приветствия можно использовать личный вопрос, сослаться на недавнюю встречу или упомянуть связывающие вас темы.

Formal opener

  • Hope you’re (doing) well! – Надеюсь, у вас все хорошо.
  • I hope you’re having a great week. – Надеюсь, у вас отличная неделя.
  • I hope this e-mail finds you in good health. – Я надеюсь, что это письмо найдет вас в добром здравии.

Informal opener

  • Congratulations on (the launch of your new website)! – Поздравляю с (запуском нового сайта)!
  • How are things in Barcelona? – Как дела в Барселоне?
  • I know you’re swamped, so I’ll be brief. – Я знаю, что у вас (тебя) завал, поэтому напишу кратко.
  • We met at … conference and talked about… – Мы виделись с вами на … конференции и говорили о…

Чтобы использовать эти фразы правильно и тратить на составление посланий минимум времени, важно постоянно практиковаться в письменном английском. В этом поможет  Skyeng — напишите в комментариях свой пример письма, а наш методист проверит текст и подскажет как его улучшить.

Если вы уже учите английский в Skyeng, попросите своего преподавателя дать вам домашнее задание с использованием инструмента «эссе». Или запишитесь на бесплатный пробный урок, чтобы начать учиться.

Топ слов и предложений для деловой переписки

blank

 

Переписка на английском – это важно и иногда сложно. Одна простая фраза или ее отсутствие могут обидеть собеседника. И у вас не будет шанса объяснить, что вы имели ввиду что-то другое.  Skyeng хочет уберечь вас от ошибок.

 

Сегодня мы расскажем, какие слова использовать в деловой переписке и в каких частях письма их лучше всего употреблять. Начнем с базовой структуры – опираясь на нее вы сможете грамотно написать большинство писем на английском, не гадая как их воспримет адресат.

Стандартная структура выглядит так:

1.Subject line – тема письма.

От нее зависит, захотят ли прочесть ваше письмо.  

  1. Greeting – приветствие.

С неправильным приветствием у письма больше шансов попасть сразу в “корзину”.

  1. Opener –  открывающая часть или введение.

Без нее собеседник может посчитать письмо грубым или сердитым.

 

  1. Body – тело письма. Состоит из нескольких подпунктов:  
  2. Reference to the previous contact – отсылка к предыдущему контакту.
  3. Background – справочная информация.
  4. Purpose – цель письма.
  5. Call to action – призыв к действию.

Соблюдая внутреннюю структуру этого элемента, вы решаете сразу две задачи. Во-первых, собеседник получит исчерпывающую информацию в удобном виде. Во-вторых, письмо займет у вас меньше времени, ведь по шаблону работать проще.

  1. Closing sentence – закрывающее предложение. От этой части зависит, какое впечатление оставить ваше письмо получите ли вы ответ вовремя.

Как начать письмо, чтобы его дочитали

Помогут правильная тема и приветствие. Рассмотрим сразу два элемента письма: Subject line и Greeting.

Subject line  

Это самая маленькая, но очень важная часть письма. Именно от нее зависит, откроют ли ваше письмо. Чтобы написать классную тему письма, следуйте этим правилам:

  • Используйте только ключевые слова. Сообщите вкратце, о чем письмо. Например, если вы отправили резюме, укажите слово “резюме” и должность.

Yes:

  • April 2010, Cleaning invoice
  • Human Resources Assistant Application — John Smith
  • Request for information on NY venue

No:

  • Hi! How are you?
  • ????
  • Open me!
  • Будьте кратки. Почтовый сервис покажет адресату не более 50 символов.

Yes:

  • Your job interview rescheduled for Tuesday

No:

  • Hey, can you call me when you have a chance? I wanted to discuss the quarterly marketing report before our meeting on Friday.
  • Укажите срочность, если это необходимо. Лучше задать конкретный дедлайн вместо абстрактных “срочно!” или “важно!”

Yes:

  • Reply by Friday: Cast your vote for the conference room name.

No:

  • URGENT!

Какое письмо открыли бы вы?

Greeting

Переходим к следующей части письма – приветствию. Вот несколько фраз, которые можно использовать для приветствия в деловой переписке:

  • Hi/Hello Robert, …
  • Hi/Hello Mr. Johnson, …
  • Dear Robert, …
  • Dear Mr. Johnson, …

А вот так здороваться нельзя, если вы не хотите, чтобы ваше письмо оказалось в “корзине”:

  • Dear Sir or Madam, …
  • Dear Human Resources Manager, …
  • To whom it may concern: …

Учебники английского твердят, что это уместные фразы, и технически в них нет ошибок. Кроме одной – они адресованы в никуда и создают впечатление, что вам было лень найти информацию о компании и ответственном по вашему вопросу.

Больше знаний и фишек деловой переписки и общения на английском ждут вас в Skyeng. Запишитесь на пробный урок, чтобы узнать о них.

 

40+ глаголов, чтобы объяснить чувства и мысли

blankГлагол — это не обязательно активное действие (ходить, прыгать, кидать). С помощью этой части речи можно донести до окружающих свое состояние: чувства, эмоции, мысли. В английском языке такие глаголы называются stative verbs. Важно запомнить, что глаголы состояния не употребляются в длительной форме continuous с окончанием -ing.

 

 

Для запоминания их объединяют в 4 группы:

Группа 1. Ощущения

 

❏ to hear — слышать
❏ to see — видеть
❏ to taste — иметь вкус
❏ to smell — пахнуть
❏ to feel — ощущать

Группа 2. Эмоции

❏ to like — нравиться
❏ to love — любить
❏ to prefer — предпочитать
❏ to hate — ненавидеть
❏ to want — хотеть
❏ to wish — желать
❏ to appreciate — ценить
❏ to envy — завидовать
❏ to fear — бояться
❏ to need — нуждаться
❏ to satisfy — удовлетворять
❏ to seem / to appear — казаться
❏ to deserve — заслуживать

Группа 3. Мыслительная деятельность

❏ to know — знать
❏ to remember — помнить
❏ to believe — верить
❏ to think — считать, полагать
❏ to understand — понимать
❏ to forget — забывать
❏ to promise — обещать
❏ to suppose — предполагать
❏ to agree — соглашаться
❏ to mean — иметь в виду, значить
❏ to imagine — представлять
❏ to doubt — сомневаться
❏ to recognise — узнавать
❏ to respect — уважать
❏ to realise — осознавать

Группа 4. Обладание или отношение

❏ to be — быть
❏ to have — иметь
❏ to own — владеть
❏ to belong — принадлежать
❏ to consist — состоять
❏ to contain — содержать
❏ to include — заключать в себе
❏ to possess — обладать

Состояния vs. действия

Некоторые stative verbs могут также описывать действия
и использоваться в форме continuous. Сравните:

❏ to be — быть (состояние) / вести себя (действие)
❏ to smell — пахнуть (состояние) / нюхать (действие)
❏ to feel — ощущать (состояние) / трогать (действие)
❏ to think — иметь мнение / размышлять
❏ to taste — иметь вкус / пробовать на вкус
❏ to hear — слышать, иметь слух / слушать
❏ to see — видеть / встречаться
❏ to have — иметь / часть устойчивых выражений
про действие: to have a shower (принимать душ),
to have a party (устраивать вечеринку), to have fun
(хорошо проводить время)