Переписка на английском – это важно и иногда сложно. Одна простая фраза или ее отсутствие могут обидеть собеседника. И у вас не будет шанса объяснить, что вы имели ввиду что-то другое. Skyeng хочет уберечь вас от ошибок.
Сегодня мы расскажем, какие слова использовать в деловой переписке и в каких частях письма их лучше всего употреблять. Начнем с базовой структуры – опираясь на нее вы сможете грамотно написать большинство писем на английском, не гадая как их воспримет адресат.
Стандартная структура выглядит так:
1.Subject line – тема письма.
От нее зависит, захотят ли прочесть ваше письмо.
- Greeting – приветствие.
С неправильным приветствием у письма больше шансов попасть сразу в “корзину”.
- Opener – открывающая часть или введение.
Без нее собеседник может посчитать письмо грубым или сердитым.
- Body – тело письма. Состоит из нескольких подпунктов:
- Reference to the previous contact – отсылка к предыдущему контакту.
- Background – справочная информация.
- Purpose – цель письма.
- Call to action – призыв к действию.
Соблюдая внутреннюю структуру этого элемента, вы решаете сразу две задачи. Во-первых, собеседник получит исчерпывающую информацию в удобном виде. Во-вторых, письмо займет у вас меньше времени, ведь по шаблону работать проще.
- Closing sentence – закрывающее предложение. От этой части зависит, какое впечатление оставить ваше письмо получите ли вы ответ вовремя.
Как начать письмо, чтобы его дочитали
Помогут правильная тема и приветствие. Рассмотрим сразу два элемента письма: Subject line и Greeting.
Subject line
Это самая маленькая, но очень важная часть письма. Именно от нее зависит, откроют ли ваше письмо. Чтобы написать классную тему письма, следуйте этим правилам:
- Используйте только ключевые слова. Сообщите вкратце, о чем письмо. Например, если вы отправили резюме, укажите слово “резюме” и должность.
Yes:
- April 2010, Cleaning invoice
- Human Resources Assistant Application — John Smith
- Request for information on NY venue
No:
- Hi! How are you?
- ????
- Open me!
- Будьте кратки. Почтовый сервис покажет адресату не более 50 символов.
Yes:
- Your job interview rescheduled for Tuesday
No:
- Hey, can you call me when you have a chance? I wanted to discuss the quarterly marketing report before our meeting on Friday.
- Укажите срочность, если это необходимо. Лучше задать конкретный дедлайн вместо абстрактных “срочно!” или “важно!”
Yes:
- Reply by Friday: Cast your vote for the conference room name.
No:
- URGENT!
Какое письмо открыли бы вы?
Greeting
Переходим к следующей части письма – приветствию. Вот несколько фраз, которые можно использовать для приветствия в деловой переписке:
- Hi/Hello Robert, …
- Hi/Hello Mr. Johnson, …
- Dear Robert, …
- Dear Mr. Johnson, …
А вот так здороваться нельзя, если вы не хотите, чтобы ваше письмо оказалось в “корзине”:
- Dear Sir or Madam, …
- Dear Human Resources Manager, …
- To whom it may concern: …
Учебники английского твердят, что это уместные фразы, и технически в них нет ошибок. Кроме одной – они адресованы в никуда и создают впечатление, что вам было лень найти информацию о компании и ответственном по вашему вопросу.
Больше знаний и фишек деловой переписки и общения на английском ждут вас в Skyeng. Запишитесь на пробный урок, чтобы узнать о них.
