Топ слов и предложений для деловой переписки

 

Переписка на английском – это важно и иногда сложно. Одна простая фраза или ее отсутствие могут обидеть собеседника. И у вас не будет шанса объяснить, что вы имели ввиду что-то другое.  Skyeng хочет уберечь вас от ошибок.

 

Сегодня мы расскажем, какие слова использовать в деловой переписке и в каких частях письма их лучше всего употреблять. Начнем с базовой структуры – опираясь на нее вы сможете грамотно написать большинство писем на английском, не гадая как их воспримет адресат.

Стандартная структура выглядит так:

1.Subject line – тема письма.

От нее зависит, захотят ли прочесть ваше письмо.  

  1. Greeting – приветствие.

С неправильным приветствием у письма больше шансов попасть сразу в “корзину”.

  1. Opener –  открывающая часть или введение.

Без нее собеседник может посчитать письмо грубым или сердитым.

 

  1. Body – тело письма. Состоит из нескольких подпунктов:  
  2. Reference to the previous contact – отсылка к предыдущему контакту.
  3. Background – справочная информация.
  4. Purpose – цель письма.
  5. Call to action – призыв к действию.

Соблюдая внутреннюю структуру этого элемента, вы решаете сразу две задачи. Во-первых, собеседник получит исчерпывающую информацию в удобном виде. Во-вторых, письмо займет у вас меньше времени, ведь по шаблону работать проще.

  1. Closing sentence – закрывающее предложение. От этой части зависит, какое впечатление оставить ваше письмо получите ли вы ответ вовремя.

Как начать письмо, чтобы его дочитали

Помогут правильная тема и приветствие. Рассмотрим сразу два элемента письма: Subject line и Greeting.

Subject line  

Это самая маленькая, но очень важная часть письма. Именно от нее зависит, откроют ли ваше письмо. Чтобы написать классную тему письма, следуйте этим правилам:

  • Используйте только ключевые слова. Сообщите вкратце, о чем письмо. Например, если вы отправили резюме, укажите слово “резюме” и должность.

Yes:

  • April 2010, Cleaning invoice
  • Human Resources Assistant Application — John Smith
  • Request for information on NY venue

No:

  • Hi! How are you?
  • ????
  • Open me!
  • Будьте кратки. Почтовый сервис покажет адресату не более 50 символов.

Yes:

  • Your job interview rescheduled for Tuesday

No:

  • Hey, can you call me when you have a chance? I wanted to discuss the quarterly marketing report before our meeting on Friday.
  • Укажите срочность, если это необходимо. Лучше задать конкретный дедлайн вместо абстрактных “срочно!” или “важно!”

Yes:

  • Reply by Friday: Cast your vote for the conference room name.

No:

  • URGENT!

Какое письмо открыли бы вы?

Greeting

Переходим к следующей части письма – приветствию. Вот несколько фраз, которые можно использовать для приветствия в деловой переписке:

  • Hi/Hello Robert, …
  • Hi/Hello Mr. Johnson, …
  • Dear Robert, …
  • Dear Mr. Johnson, …

А вот так здороваться нельзя, если вы не хотите, чтобы ваше письмо оказалось в “корзине”:

  • Dear Sir or Madam, …
  • Dear Human Resources Manager, …
  • To whom it may concern: …

Учебники английского твердят, что это уместные фразы, и технически в них нет ошибок. Кроме одной – они адресованы в никуда и создают впечатление, что вам было лень найти информацию о компании и ответственном по вашему вопросу.

Больше знаний и фишек деловой переписки и общения на английском ждут вас в Skyeng. Запишитесь на пробный урок, чтобы узнать о них.

 

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *